تعلن مؤسسة علا المجد عن حاجتها لشغل وظيفة مسؤول مخازن بحسب التفاصيل الآتية:
| الوظيفة: | مسؤول مخازن |
|---|---|
| العدد المطلوب: | 1 |
| المكان: | صنعاء – مديرية السبعين – شارع بينون |
| آخر موعد للتقديم: | الساعةpm 11:59 يوم الموافق الثلاثاء 11/4/2022م |
اختصاص الوظيفة
متابعة المخازن ومعرفة كل وارد وخارج من المخازن وتسجيله بشكل منظم
المسئوليات والمهام:
- يستقبل ويفرز المعاملات والمراسلات ,ويقيدها ويوزعها على المعنيين بحسب توجيهات المدير المباشر ويحفظ النسخ اللازمة منها الكتروني وورقي.
• يطبع أدبيات المؤسسة من مراسلات ومحاضر وعروض تقديمية وغيرها والمرتبط بشكل مباشر بالمدير التنفيذي.
• يستقبل ويوزع و يؤرشف الرسائل الورقية والالكترونية الصادرة والواردة من وإلى المؤسسة.
• استقبال وتسجيل الرسائل الواردة عبر الفاكس والبريد الإلكتروني والبريد.
• يحسن استقبال زوار ومراجعي وضيوف المؤسسة ويوجههم.
• يرد على المكالمات التلفونية وتحويلها للجهات المعنية.
• تنسيق الاجتماعات وتحضير أجندات العمل ومحاضر الاجتماعات الخاصة بالمدير التنفيذي وتنفيذ القرارات والتكليف في الوقت المحدد.
• تنظيم مواعيد المدير التنفيذي سواء كانت داخلية أو خارجية.
• الحضور مع المدير التنفيذي في اللقاءات خارج المؤسسة.
• الدقه والحرص في اداء المهام.
• أي مهام اخرى يقتضيها الموقع الوظيفي أو يكلف بها من مديرة المباشر.
المهارات والقدرات:
متطلبات الوظيفة:
المؤهلات والخبرات:
- المؤهل العلمي: بكالوريوس أو دبلوم في استخدام الحاسب الآلي
- الخبرة العملية: خبرة نوعية في نفس المجال لمدة سنتين
المهارات والقدرات:
- حفظ و تخزين المستندات و الوثائق واسترجاعها بسهولة
- الدراية التامة بكيفية التخزين والتفهم التام لتعليمات التخزين.
- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم
- مهارات الاتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين
- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل في توقيت واحد بدون ارتباك.
- القدرة على استخدام الحاسوب .
- القدرة على المراقبة والتخطيط المخزني .
- القدرة على التعامل مع الآخرين .
المهام والمسؤوليات:
- إدخال وإخراج جميع المواد اللازمة حسب الأصول.
- عمل السجلات للمواد المدخلة والمخرجة من المستودع.
- المحافظة على موجودات المستودع بشكل يضمن عدم تلفها.
- التعاون مع لجان الجرد في المؤسسة.
- متابعة طلب المواد عند وصول أرصدتها في المستودع إلى نقطة إعادة الطلب.
- إعداد بطاقات الصنف وتسجيل المعلومات اللازمة عليها وتحديثها باستمرار.
- تنظيم وترتيب موجودات المستودع بالشكل الذي يسهل الوصول إليها.
- صرف الموجودات في المستودع حسب الطلب وبما يخدم مصلحة المؤسسة.
- القيام بتسجيل وإعادة استلام المواد المعارة والعهدة من المستودع إلى الموظفين حسب الأصول.
- تولي المسؤولية عن موجودات المستودع.
- مراعاة تطبيق أسس السلامة العامة والصحة المهنية في المستودع.
- إعلام الرئيس المباشر بالمواد التالفة والأدوات والأجهزة التي تحتاج إلى صيانة أو إتلاف.
- تزويد الجهات المعنية بأية معلومات عن موجودات المستودع.
- مسئول عن تنفيذ الخطط و البرامج التنفيذية الخاصة بالمخازن و التي تصب في النهاية لتحقيق الأهداف الرئيسية للمؤسسة.
- تنفيذ أذون الصرف والإرجاع والإضافة.
- مسئول عن تنظيم الوحدات التخزينية والأرفف وسلامة المخزونات وفقاً لتعليمات التخزين.
- الإشراف على العمال أثناء عمليات إضافة المخزونات وترتيبها وتنظيمها بالشكل الصحيح وفقاً للتعليمات.
- اقتراح الإجراءات التحسينية و الوقائية التي من شأنها تحسين أداء العمل بالمخزن.
- رفع تقرير أسبوعي إلى المدير المباشر لبيان ما تم إنجازه و ما تم تأجيله مع بيان السبب.
- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمي المعتمد لإدارة المخازن.
- أمين المخزن مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء إدارة المخازن و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية.
- مراجعة مستويات المخزون من المواد المشتراة والتأكد من مطابقتها للسياسات المعتمدة واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة في حالة وجود أية انحرافات عن هذه السياسات وهذه المستويات.
- التحقق من الفواتير ومطابقة المواصفات والكميات الواردة .
- إيداع كافة المواد المخزنة في المخازن أولاً بأول وتدوينها في السجلات وبطاقات الأصناف وترحيلها إلى الحاسوب .
- الإشراف المباشر على عملية تنظيف المخازن بشكل دوري.
- يطبق اللوائح والأنظمة و الإجراءات الخاصة بالموظفين .
- يتخذ الاحتياطات الأمنية ضد الحرائق والسرقة وكافة أسباب التلف للمواد المخزنية.
- الدقة في مطابقه الوثائق وسندات الصرف المخزني قبل عملية الصرف .
- إعداد تقارير إحصائية شهرية بالأعمال لإدارة الإمداد والتموين.
القيام بأية أعمال أخرى يكلف بها من قبل المدير التنفيذي أو المدير المباشر